〔释义〕 公文的格式指公文特有的书写规格、样式、顺序等。这种格式是在长期的写作实践中形成，并且用明确的规章固定下来的，写作公文时必须严格地按照这种规范的格式进行。根据1987年2月国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》第三章《公文格式》的规定，“公文一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注等部分组成”。这里讲的，是一般指令周知性文件即下行文的格式，在上行文、平行文和一些公开张贴刊登的公文中，格式会略有变化，下文将结合例子具体说明。

近年来随着办公自动化的推广，为了适应计算机检索的需要，不少单位的文件还在文尾部分增加了“主题词”一项。公文纸一般用16开型(长260毫米、宽185毫米)，左侧装订。“布告”、“公告”、“通告”等公开张贴的公文，用纸大小可根据实际需要确定。

〔示例一〕 国务院某部一份通知的式样：

〔示例二〕 国务院某部一份公函的式样：

一九九〇年×月×日

〔简析〕 例一中五星和横线以上的部分通称文头部分，“××部文件”是文头，一般用套红大字印刷。文头的左上角注明秘密等级，是急件的还要注明“急”、或“特级”；右上角印顺序号。这些都是根据实际需要而定的，不是每份文件都必不可少的。如果是公开发布的文件，又不紧急，就可以都不要。文头下面“×发〔19××〕××号”是发文号，包括机关代字、年号、顺序号。几个机关联合发文时，只标主办机关的发文字号。发文号要印在文头下面正中的位置。如果是报告，文头需改成“××部报告”，或者采取例2的形式，报告通常需要在文头右方靠近红线的地方写上签发人的姓名。

例一中五星和横线以下至发文时间以上的部分通称行文部分，包括标题、主送机关、正文、发文机关印章和发文日期。指令周知性文件的标题，通常由发文机关、“摘由”和文种三部分组成，“摘由”就是对公文主要内容的准确简要的概括。如《××省人民政府关于加强重点文物保护工作的通知》，从标题上就能看明白是什么机关发的什么文件，讲的是什么事。文头上印有发文单位名称时，标题可只写摘由和文种。有些命令、布告，则只写发文机关(人)和文种，如《中华人民共和国主席令》。主送机关指主要收文、办文的机关，例一中的“各省、自治区、直辖市××厅、局”和例二中的“××部”都是主送机关，主送机关要写在标题之下，顶格写。接下来便是正文，是文件的主体。如果有随文发送的附属文件或表报材料，应在正文后面写明附件的名称和件数。比如《国务院关于公布第二批全国重点文物保护单位的通知》，正文后的附件是“第二批全国重点文物保护单位名单”。公文一律加盖发文单位的印章，印章一般盏在正文之后写发文日期的地方。

例一中主题词以下的部分通称文尾部分。主题词是按照主题词表的规定，根据文件的内容填写的。抄送机关是指除主送机关外文件需要分送的单位，其中属于上级机关的列为抄报，属平级机关的列为抄送。最后是文件印发的有关情况，包括份数，印发机关和印发日期。