〔释义〕 一般来说，平日积累的材料只有一部分能直接写入公文，多数材料都需要经过一番整理加工，才能在公文中使用。加工材料的方法主要有两种，一是以大量的事实材料为依据，加以概括集中，使之能反映事物的本质和发展规律；二是根据公文主旨的需要，选择不同的角度，并对材料进行剪裁、整理。

在指令性、法规性文件中，原始的材料一般不直接写入文件。但是，这些文件中提出的一系列问题，以及解决问题的办法、措施，并不是凭空想出来的，而是从大量的事实材料中加工提炼出来的，包含和融化了大量材料的精华。

在通报、报告、调查报告、工作总结等公务文书中虽然要使用事实材料，但一般都要根据表达主旨的需要，对这些事实材料进行或剪裁，或集中，要求准确生动，简明扼要，突出与主旨关系密切的内容。

〔示例〕 《国务院办公厅关于加强保险事业管理的通知》

各省、自治区、直辖市人民政府、国务院各部委、各直属机构：

几年来，我国保险事业有了较快发展，在支持经济体制改革，促进国民经济发展，稳定人民生活等方面，起着越来越重要的作用。但也出现了一些问题，主要是有些地方的党政机关、事业单位和人民团体办保险，政企不分，利用行政权力，强迫企事业单位和人民群众参加保险；有些部门开办保险业务，忽视积累保险基金，把保险费用于生产周转或基本建设，当保险户遭受经济损失时不能及时补偿；有的单位不经保险管理机关批准擅自成立保险机构，自己“办保险”，把应当税前列支的保险费自提自留，挪作他用，或作为奖金发给职工；还有的单位为了皃揽涉外保险业务，采取压低保险费率、加大折扣等手段进行“竞争”，减少了国家的保险外汇收入。这些问题如不及时解决，必将妨碍保险事业的健康发展。……

…… 一九八九年二月十六日

〔简析〕 这份通知是为加强保险事业的管理而制发的。保证保险事业的健康发展，支持经济体制改革，促进国民经济发展是其主旨。这是根据实际工作中出现的各种情况和发生的诸多问题进行分析、综合、提炼而形成的。在表达这一主旨时要用事实说明，但又不必要，也不可能将每一种情况，乃至发生在具体单位的详情细节加以罗列，而只能，也必须从宏观的角度从总体上反映情况，揭示问题，说明制定管理措施的客观基础和现实依据。因此，在文件中所陈述的四个问题都进行了集中概括，也进行了必要的剪裁整理，舍去了具体单位和详情细节，这样处理加工材料，更能说明问题，从而也增强了文件的普遍指导性。